Datenschutz in
deiner Mitglieder-App.

1. Wer ist verantwortlich?

HerbalHub e.V., Bundesstraße 8, 20146 Hamburg, Deutschland, vertreten durch den Vorstand. Datenschutzkontakt: high@herbalhub.club. Vereinsregister: Amtsgericht Hamburg, VR 25753.

aifuera UG (haftungsbeschränkt) betreibt und veröffentlicht die App im Auftrag von HerbalHub e.V. Verantwortlich für Mitglieder- und Termindaten bleibt der Verein. Bei Fragen zu deinen Daten kannst du dich direkt an HerbalHub wenden.

2. Welche Daten benötigt die App?

Öffentliche Vereinsinformationen und die eingebundenen Club-Videos kannst du ohne Mitgliederanmeldung ansehen. Für deinen persönlichen Zugang gleichen wir deine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder deinen Nachnamen mit Mitgliedsnummer mit den bereits beim Verein vorhandenen Daten ab. Die App legt dadurch keine neue Vereinsmitgliedschaft an.

Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Mitgliedsnummer und Mitgliedschaftsstatus. Das Backend kann das im Mitgliederverzeichnis hinterlegte Geburtsdatum zur Prüfung von Zugangs- und Buchungsvoraussetzungen abrufen. Der sechsstellige Code wird ausschließlich an die bestehende E-Mail-Adresse versendet. Wir speichern serverseitig Prüfsummen des Codes, der Gerätekennung und des Sitzungstokens, Zeitpunkte und Fehlversuche. Der Gerätezugang wird auf dem iPhone im Schlüsselbund gespeichert. Unter Android verwendet die App Expo SecureStore mit durch Android Keystore geschützter Verschlüsselung. IP-Adressen werden zur sicheren Übertragung und Missbrauchsabwehr verarbeitet; die App-Anmelderatenbegrenzung speichert eine geschützte Prüfsumme.

3. Termine und Kommunikation

Bei einer Buchung übermitteln wir Name, E-Mail-Adresse, Mitgliedsnummer, Uhrzeit, Zeitzone und technische Buchungskennung an Cal.com. Die App speichert eine Terminkopie mit Bearbeitungsstatus, damit eine Wiederholung der Anfrage keine weitere Buchung auslöst. Auch bestehende Vereinsbuchungen können über eine eindeutig zugeordnete E-Mail-Adresse angezeigt werden. Cal.com versendet die zugehörigen Terminmitteilungen. Resend versendet Anmeldecodes, Sicherheitshinweise und Bestätigungen zur Kontolöschung.

Die aktuelle App bietet keine Warenbestellung, Warenreservierung oder Zahlung. Es werden keine Gesundheitsdiagnosen für die App erhoben. Eine Vereinsmitgliedschaft und die damit verbundenen Termine behandeln wir vertraulich.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Mitgliederzugang, Terminverwaltung und notwendige Nachrichten dienen der Durchführung der Vereinsmitgliedschaft und von dir angefragter Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Absicherung des Zugangs, Missbrauchsabwehr und Fehlerbehebung erfolgen aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren Vereinsangebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation und die Bearbeitung deiner Datenschutzrechte erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die für eine Anmeldung und Buchung notwendigen Angaben sind erforderlich, um diese Funktionen bereitzustellen. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder Werbeprofilbildung findet in der App nicht statt.

5. Technische Dienstleister

• Vercel: Bereitstellung des App-Backends, Auslieferung und technische Sicherheit.
• Supabase: Datenbank und geschützte Speicherung der App- und Vereinsdaten.
• Cal.com: Verfügbarkeit, Buchung und Verwaltung der Termine.
• Resend: Versand der notwendigen App-E-Mails und Zustellinformationen.

Diese Dienste erhalten die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten. Bei Infrastruktur, Support oder Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR stattfinden. Dafür gelten die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. Informationen zu den konkret eingesetzten Unterauftragnehmern, Verarbeitungsländern und vertraglichen Garantien kannst du bei HerbalHub anfordern. Die verlinkten Anbieterinformationen erläutern deren Datenverarbeitung zusätzlich.

6. Wie lange bleiben Daten gespeichert?

• Anmeldecodes sind zehn Minuten gültig. Abgelaufene Code-Datensätze werden nach einem Tag durch den regelmäßigen Bereinigungsprozess entfernt.
• App-Sitzungen laufen spätestens nach 90 Tagen ab. Abgelaufene Sitzungen werden beim nächsten Bereinigungslauf gelöscht, widerrufene Sitzungen spätestens nach einem Tag. Ratenbegrenzungsdaten werden nach einem Tag ohne Aktualisierung entfernt.
• App-Terminkopien werden für Anzeige, Zuordnung und die sichere Bearbeitung von Wiederholungsanfragen gespeichert und bei der Kontolöschung entfernt. Bestehende Termine im Vereinskalender bleiben erhalten, solange sie zur Durchführung erforderlich sind.
• Löschaufträge werden bis zur Bearbeitung gespeichert. Der Abschlussnachweis wird 90 Tage nach Abschluss und erfolgreicher Abschlussmitteilung entfernt. Die lokale Eingangsbestätigung auf deinem Gerät kannst du in den Einstellungen selbst entfernen; bis dahin bleibt sie im Gerätespeicher.
• Gesetzlich oder für die laufende Vereinsmitgliedschaft weiterhin erforderliche Unterlagen werden getrennt und zweckgebunden aufbewahrt. Welche Daten davon betroffen sind, teilen wir im Rahmen der Löschung mit.

Bei Dienstleistern verbleibende Zustellinformationen, technische Protokolle und Sicherungskopien werden in die Löschprüfung einbezogen. Eine Löschung aus produktiven Systemen bedeutet nicht zwangsläufig die sofortige Entfernung aus technisch getrennten Sicherungskopien; dort verbleibende Daten dürfen nicht wieder für den laufenden Betrieb verwendet werden, ohne die Löschung erneut anzuwenden.

7. Dein App-Konto löschen

Öffne in der App Einstellungen → App-Konto löschen. Nach deiner Bestätigung werden alle Gerätezugänge sofort beendet. Der Verein bearbeitet den Auftrag innerhalb von 30 Tagen, löscht die App-Daten und prüft die zugehörigen Daten bei den Dienstleistern. Du erhältst eine Eingangsbestätigung und eine Abschlussnachricht per E-Mail. Du musst für diesen Auftrag in der App keine zusätzliche E-Mail schreiben. Wenn du die App nicht mehr nutzen kannst, kannst du den Auftrag über unseren Löschweg im Web per E-Mail stellen; dafür ist keine Neuinstallation erforderlich.

Die Löschung des App-Kontos beendet keine Vereinsmitgliedschaft und sagt bestehende Termine nicht ab. Daten, die für deren Durchführung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten weiter benötigt werden, bleiben zweckgebunden gespeichert; die Gründe werden in der Abschlussmitteilung erläutert. Eine weitere Löschung, Einschränkung oder Auskunft kannst du jederzeit bei HerbalHub geltend machen. Nach abgeschlossener Löschung kannst du als aktives Mitglied durch eine ausdrückliche neue Anmeldung wieder einen App-Zugang einrichten.

8. Gerätekalender, Links und Tracking

„Zum Kalender hinzufügen“ öffnet auf dem iPhone einen iOS-Systemdialog, auf Android einen vorausgefüllten Entwurf in deiner Kalender-App. Erst deine Bestätigung speichert den Termin. Die App liest deinen bestehenden Kalender nicht aus. Die Android-App fordert keine Kalender-Lese- oder Schreibberechtigung an. Club-Videos werden mit der App ausgeliefert. Es sind keine Werbe- oder Tracking-SDKs integriert. Externe Websites und die Terminverwaltung bei Cal.com werden erst geöffnet, wenn du den entsprechenden Link auswählst; dort gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise. Die allgemeinen Vereinsinformationen bleiben ohne App-Konto zugänglich.

9. Deine Rechte

Du hast unter den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Eine etwaige Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Kontakt: high@herbalhub.club.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Die Nutzung des App-Löschauftrags schränkt deine weiteren Rechte nicht ein.

10. Prüfzugang

Der gekennzeichnete Prüfzugang verwendet ausschließlich synthetische Mitgliedsdaten und getrennte Testtermine. Er zeigt keine echten Vereinsbuchungen und sendet keine E-Mails. Testkonten laufen nach sieben Tagen ab und werden anschließend gelöscht. Die Löschung in den Einstellungen entfernt das jeweilige Testkonto einschließlich seiner Termine sofort.